Офисный переезд – совет как организовать

Практические советы по переезду офиса (в вопросах и ответах)

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).

Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.

Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.

В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

Оптимальный срок подготовки переезда — около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время — неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении.

План переезда

Мероприятие

Ответственные лица

Примечание

Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами

Руководитель компании или его представитель

Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе

Сразу же после определения даты переезда

Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.

Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису

Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов

После определения даты переезда

Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)

Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ

После ревизии офиса в течение 7 дней

Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)

Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места

Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов

После ревизии офиса в течение 7 дней

Утвердить план у директора

Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения

Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик

В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность — за 1–2 дня до переезда

Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание

Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании

Не позднее, чем за 2 недели до переезда

Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать

Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке

За 2 недели до переезда

Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет

Согласование переезда с представителями собственников «старого» офиса

За 1–2 недели до переезда

Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д.

Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач

За 1 неделю до переезда

Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам

Рабочие группы отделов или подразделений

Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию

Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок

Все сотрудники, задействованные в процессе переезда

Обязательно проверить общую готовность к переезду

Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой

Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика

Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели

Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения

Координатор переезда, уборщик

Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись

Член рабочей группы

Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС

Системный администратор, телефонист

Проверка готовности: исправление неисправностей

День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости

Обязательно контролировать весь процесс

Подключение оборудования и проверка исправности средств связи

Первый день после переезда

Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов

После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда)

Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.

В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда

Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу. Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.

После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:

проверить возможность подключения сети на новом месте;

утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;

выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.

Что еще нужно учесть при аренде офиса?

Особое внимание следует уделить:

электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);

электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;

расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;

наличию санузла с исправной сантехникой;

наличию холодной и горячей воды (качество воды);

наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;

наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?

Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.

Главный недостаток — комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

Как организовать переезд «своими силами»?

Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он — частичка одной дружной команды.

Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

Перевозка мебели — самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем — все остальное.

Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).

Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие — в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Секретарь-референт»

Как спланировать и осуществить переезд: инструкции + советы

Мы попросили профессионалов рассказать, как подготовиться к переезду, и дать советы по правильному сбору и упаковке вещей. А также нашли героев, которые много и часто переезжали: среди них есть те, у кого на счету более 20 переездов — в одиночку, с семьей и маленьким ребенком. Получилась подробная инструкция, которая поможет вам пережить переезд без проблем.

Начните с инвентаризации

Советую за неделю-две до переезда сесть в спокойной обстановке с блокнотом и ручкой и провести инвентаризацию вещей. Решите, что вы заберете с собой. Распределите вещи на менее важные и необходимые. Среди необходимых я бы выделил сезонную одежду, которую вы носите сейчас, средства гигиены и уборки, а также мебель и технику.

Менее важные вещи, которые в ближайшее время вам не понадобятся: мебель, одежда на другой сезон, — не везти с собой сразу в новое место, а отдать на хранение друзьям или знакомым. Или отправить почтой.

Совет INMYROOM: если вы переезжаете, перевезти сразу все вещи может быть довольно проблематично. Что делать, если оставить их негде? Воспользоваться услугами специальных сервисов.

Например, «Чердак. Переезды» предлагает не только переезды по фиксированной цене, но и временное хранение вещей.

Любые вещи заберут от вас в удобное время, увезут и разместят их на складе, а фотографии загрузят в ваш личный кабинет — виртуальный «чердак». Выбрать нужное и заказать возврат можно будет прямо на сайте. Все вещи сразу или по отдельности вам вернут на нужный адрес.

Продумайте, как вы расположитесь на новом месте

Сделайте план нового помещения, чтобы сразу понять, что и куда складывать. Это поможет сразу распределить коробки и мешки по комнатам и сократить время на последующий разбор вещей.

Просчитайте варианты переезда

Будете переезжать самостоятельно или с друзьями? Наймете грузчиков? Решите эти вопросы и тогда вы сможете просчитать бюджет.

Оцените примерный бюджет

В него нужно заложить стоимость услуг компании, которая вам помогает, или частников. Просчитать стоимость топлива, которое вы потратите, если поедете на своей машине или на транспорте друзей. Не забыть заложить сумму на еду — в поездку или на перекус после прибытия на новое место. И сделать небольшой финансовый запас — на случай поломки и порчи мебели, техники, имущества. Этого может и не случиться, но финансово подготовиться стоит.

Совет INMYROOM: выбирая сервис для переезда, обращайте внимание на отзывы и стоимость услуг.

В «Чердак. Переезды» работают не просто грузчики, а опытные муверы — специалисты, которые самостоятельно и аккуратно готовят мебель и прочие вещи к перевозке: подбирают для каждой подходящую упаковку и бережно доставляют на новое место. С ними вы можете не волноваться, что любимое зеркало разобьется, а лак на комоде поцарапается.

К тому же «Чердак. Переезды» предлагает фиксированную стоимость услуг. Специалисты просчитают ее сразу после общения с заказчиком. Цена не изменится в процессе. Упаковка, время работы бригады, перевозка и распаковка вещей уже включены в стоимость. Сейчас на рынке это единственная компания, которая может сразу рассчитать и зафиксировать цену.

Решите, на чем можно сэкономить

Если бюджет оказался несоразмерным возможностям, можно найти варианты сэкономить. Например, на упаковке. Так, в ИКЕА на месте самостоятельной упаковки вещей можно «разжиться» бесплатной крафтовой бумагой и веревкой. А в крупных гипермаркетах — коробками.

Не забудьте про уборку квартиры

Считаю, что старое жилье нельзя оставлять грязным. Также заранее необходимо провести уборку нового места пребывания.

Подумайте, с кем оставить детей и животных

Для маленьких членов семьи и питомцев переезд может быть стрессом. Возможно, детей стоит оставить на время с бабушками и дедушками или нанять бебиситтеров. А животных поместить на день или два в специальной гостинице — поищите такую в своем городе.

Что вам понадобится?

• Коробки разных размеров.
• Упаковочная пленка.
• Пузырчатая пленка.
• Прочные пакеты для мусора.
• Вакуумные пакеты.
• Сумки.
• Скотч.

• Канцелярский нож.
• Ножницы.
• Маркеры, черный и цветные.
• Клей-карандаш.
• Цветные стикеры.
• Бумага.
• Тряпки.

Как упаковать вещи?

1. Упаковывайте вещи по комнатам и по категориям в каждой комнате. Каждой комнате в новом доме необходимо присвоить свой цвет. Для этого приклейте на двери разноцветный скотч. А чтобы грузчики понимали, какие вещи куда нести — соответствующим цветом отметьте каждую коробку.

2. Подготовьте список вещей по каждой комнате. Например, Ванины игрушки — коробка 5, желтый (цвет комнаты). Майки мужа — коробка 7, синий.

3. Упакуйте посуду в прочные сумки. Кастрюли составьте одна в другую без крышек. Внутрь можно положить какие-то мелочи. Тарелки/чашки и другие бьющиеся предметы заверните в бумагу/газеты, проложите бумагой или картоном.

4. Промаркируйте коробки цветным скотчем со всех сторон.

5. Начинайте упаковывать от ненужного к нужному. То есть если сейчас зима, то начинайте с летних вещей.

Что взять с собой в машину, а не отдавать грузчикам?

Коробку с документами. Все документы, что у вас есть, разложите по папкам, промаркируйте и уберите в одну коробку.

Коробку «первой необходимости». В этой коробке, переехав, вы легко найдете то, что вам понадобится в первый же день. Ориентируйтесь на этот список вещей, но можете корректировать под себя:

• средства гигиены;
• кастрюля, нож, тарелки, кружки, вилки, ложки;
• полотенца, постельные принадлежности;
• сменная одежда;
• зарядные устройства;
• дорожная аптечка;
• самые необходимые продукты (сахар, соль, кофе/чай), детское питание и корм для животных.

Коробку с ценными вещами. Сложите в нее все ценные предметы, которые дорого стоят или имеют иную ценность.

Вика Моисеева, дизайнер. Переезжала 24 раза. И говорит, что это еще не конец

Как ты готовишься к переездам? Все переезды я планирую заранее, примерно за месяц. Поэтому вывожу неиспользуемые вещи к родителям в гараж.

Как собираешь вещи? Основную массу вещей и посуды упаковываю в коробки, не жалею бумаги и ткани для хрупких предметов. Габаритные вещи складываю в большие строительные мешки из полиэтилена. Мебель и технику почти всегда вожу с собой — закрываю их простынями и одеялами, чтобы избежать сколов и порезов.

А разбираешь? В первый же день. Ставлю цель — уснуть в чистой квартире, где все разложено по местам. Сопровождаю разбор хорошей музыкой и едой. В первую очередь занимаюсь уборкой — мою все поверхности, холодильник, шкафы. Потом разбираю еду и посуду. Затем — то, что будет находиться в жилой комнате. И в последнюю очередь приступаю к ванной.

Дай совет тем, кто планирует переезд. Старайтесь делать все заранее и красиво. Маркируйте коробки. И не стесняйтесь просить о помощи близких — например, мне часто помогают родители.

Алина Калмыкова, мама в декрете. Переезжала 19 раз. Последний — в Сочи с маленьким ребенком

Расскажи об опыте переезда с маленьким ребенком в другой город и дай советы. В первую очередь — не нервничать. Планировать все заранее. Например, мы сначала отправили в Сочи мужа, а после приехали вдвоем с дочкой. Так было проще, и квартира была немного обжитой.

Как собрать вещи, если помочь некому? Займите ребенка подручными средствами. Дайте ему любой пакет с вещами и полную свободу действий. Или подстройте сборы под его сон. Советую не везти все вещи сразу — сначала только на один сезон. И не забирать с собой детскую мебель. Кроватку и стульчик, например, можно купить на месте — даже если это будет б/у.

Как разбираешь вещи? В первую очередь разбираю вещи ребенка и раскладываю по местам. Потом — постельные принадлежности. Кухню всегда оставляю напоследок, так как на новом месте можно несколько дней питаться вне дома.

Полина Бахарева, кондитер. Переезжала 4 раза, в разные города и страны. Один из них — в Сербию, Белград

Расскажи, что брать с собой в дальние переезды? Когда мы переезжали в Белград, многое продали, часть отправили родителям, а с собой взяли всего два чемодана. Считаю, что в таких дальних переездах действительно лучше взять с собой по минимуму и лететь налегке.

Как обустраиваешься на новом месте? В первых переездах вещи я разбирала сразу, но потом перестала так делать. Я оставляю чемоданы, иду в душ и в ближайшее кафе — отдохнуть, выпить кофе и вкусно поесть. Потом — прогуливаюсь и после с энтузиазмом принимаюсь за разбор вещей и наведение «своего порядка».

Дай совет тем, кто планирует переезд. Считаю, что это хороший повод избавиться от ненужного. И да, переезжать своими силами и на машине — не рекомендую. По крайней мере, у меня этот опыт не сложился — мы с трудом поместились со всеми вещами в машину и ехали в полном дискомфорте.

Правильная организация офисного переезда

Каждый год только в Москве переезжают более 200 тыс. фирм и предприятий. Неправильно организованный офисный переезд способен нанести значительный финансовый ущерб и негативно отразиться на клиентах и сотрудниках. Кроме того, велик риск потерять или повредить электронные или бумажные архивы, важную деловую, кадровую, бухгалтерскую документацию. Избежать этих потерь вполне возможно, доверив организацию переезда проверенной транспортной компании. Что же необходимо учитывать, если планируется офисный переезд, как сэкономить без вреда для фирмы и куда обратиться за помощью в этом вопросе?

Что нужно знать об офисных переездах

Правильный переезд офиса требует четко составленного плана

Оценщик. Его присутствие обязательно, если планируется переезд офиса, в котором работают более 10 человек. Он составляет предварительную смету и согласует с заказчиком план переезда. Это тем более важно, если офис большой и, возможно, его потребуется перевозить в несколько этапов.

Количество грузчиков. На небольшой офис (5–10 рабочих мест) хватит 3–4 грузчиков. Если рабочих мест больше, то потребуется бригада от 5 человек. Важно! По ТК РФ сотрудников нельзя использовать как грузчиков, по крайней мере, без их согласия и доплат. С учетом того, что они вряд ли справятся с этой работой также как грузчики, экономия будет сомнительной, и лучше нанять настоящих грузчиков, тем более, это на самом деле очень недорого!

Такелажные работы. Они могут потребоваться при транспортировке сейфов, тяжелой и неразборной мебели, стеллажей, рекламных конструкций весом более 100 кг. Особенно сложную задачу их транспортировка может представлять, если нужно разбирать оконные/дверные проемы или нет возможность воспользоваться грузовым лифтом, и нужно переносить вещи по лестнице. В подобных случаях нужна помощь опытных такелажников, оснастка, спецтранспорт (краны, манипуляторы и т.п.).

Комплекс услуг. Следует заранее обговорить с компанией, какие услуги потребуются: упаковка, страхование, ответственное хранение на складе, утилизация, сборка-разборка мебели, демонтаж (монтаж) сейфов, отключение (подключение) оргтехники, расстановка по поэтажному плану. Можно заказать все эти услуги сразу или выбрать только необходимые.

Тарифы. Они могут быть формироваться на почасовой основе либо в комплексе под ключ. В первом случае, соответственно, значение имеет длительность переезда, во втором стоимость рассчитывается исходя от объема грузов (в тоннах). Если в офисе мало сотрудников, то предпочтительней почасовой тариф. Но, если офис большой, будут, напротив, выгодней тарифы под ключ.

Грузовое такси. Если офис совсем небольшой, то можно сэкономить, заказав грузовое такси – каблучок или ГАЗель на 1,5 т. Машина прибудет через 20–60 мин после вашего звонка в любое время даже ночью. Вы сможете снова приступить к работе всего несколько часов спустя!

На что обратить внимание, заказывая офисный переезд?

Выбирая компанию для офисного переезда, нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Услуги строго по договору. Все услуги компания должна оказывать строго по договору с указанием перечня работ, способов и сроков оплаты, сроков выполнения и с предоставлением сопутствующей документации: путевых листов, накладных.
• Страхование. Позволяет сократить до минимума потери при переездах, что особо важно при наличии ценных или хрупких грузов. Надежная транспортная компания обязательно предложит вам услуги по страховке, причем на более выгодных условиях, чем страховые фирмы.

Упаковочные материалы. Приобретая упаковку у той же компании, что организует переезд, вы значительно экономите. Кроме того, гораздо удобней купить ее сразу и в одном месте, чем приобретать где-то по отдельности. «Перевозки-Переноски» всегда готовы предложить вам упаковочные материалы по доступным расценкам: коробки, воздушно-пузырчатую и стретч-пленку, скотч, пенопласт и другую упаковку.

Как организовать офисный переезд

Из офиса в офис: делу время — переезду час

Создание комфортной и гармоничной атмосферы в рабочем офисе — задача любого руководителя. Ведь именно от того, насколько свободно и уверенно чувствуют себя сотрудники, зависит продуктивность работы всего отдела. Сегодня в больших и маленьких городах активно строятся эффектные и просторные офисные здания. Поэтому логично, что многие компании предпочитают сменить место дислокации, как только выдается такая возможность. На что следует обратить особое внимание, планируя оперативный офисный переезд? И как подготовиться к процессу без отрыва от основной работы?

Содержание:

День недели неважен

Любой офисный начальник, которому хоть раз приходилось переезжать вместе с компанией с места на место, знает, что переезд может застигнуть врасплох в любой день недели.

Конечно, логичнее было бы переезжать в выходные дни, но тогда придется либо полностью отказываться от помощи собственных сотрудников, либо платить уже самим сотрудникам за сверхурочную занятость. Оба варианта не очень. Но если и привлекать к упаковке посторонних, то стоит осознавать определенную степень риска. Ведь перевозить придется не только компьютеры, мебель и оргтехнику. Документы, отчеты, личные дела работников… Привлечь к их разбору людей, далеких от внутренних дел компании и понятия коммерческой тайны, — весьма отчаянный шаг.

А это значит, что сортировку, упаковку и оклейку документации нужно будет поручить своим людям. Вот только захотят ли они поработать сверхурочно?

Ситуация сложная и довольно неоднозначная. Но только, если вы никогда не обращались в компанию «Домовозов». Вы можете полностью доверить переезд нам. Мы гарантируем стопроцентную сохранность всего офисного имущества и бережное отношение к любой документации. Организация офисного переезда в Москве — то, что мы можем и любим делать. И то, что получается у нас безупречно.

Идеально вовремя

Сделать офисный переезд практически незаметным для сотрудников, не нарушить рабочую атмосферу, спокойно и уверенно разбирая все, что можно разобрать и упаковать в текущий момент, — настоящее искусство. Как только заявка на переезд из офиса в офис принята, профессионалы начинают свою работу. Вот ее несколько важных пунктов:

• По телефону с ответственными лицами уточняются все необходимые данные: адрес места отправки и назначения, начало формирования груза, время погрузки имущества, маршрут перевозки, необходимость разгрузки, подъема вещей на этаж, а также сборки и расстановки мебели.
• Назначается визит оценщика, который на месте оценивает объем работ, количество требуемой тары, наполнителя для коробок, объем машины для вывоза имеющихся вещей и количество грузчиков.
• Стоимость работ озвучивается уже на этом этапе. Вы можете скорректировать ее, добавить или убрать некоторые дополнительные услуги. Если вы уже упаковали часть вещей, мы промаркируем их и подготовим к погрузке. Остальное будет упаковывать сами. Разбор мебели также производится на этом этапе.
• Подъезжает заранее заказанная машина и в кузов загружаются все необходимые вещи. Грузчики следуют принципу эргономики и аккуратно укладывают вещи таким образом, чтобы ни одна не пострадала во время транспортировки.
• Водитель выбирает самый безопасный маршрут, на котором мала вероятность попасть в пробку или «поймать» яму.
• После доставки все вещи разгружаются и поднимаются на нужный этаж. Дальше, по желанию заказчика, мастера могут оперативно собрать мебель и расставить все на свои места.

Сразу после окончания переезда работники могут вновь приступить к своим обязанностям.

Назад к содержанию

Собираем вещи

В основе качественного переезда лежит правильное распределение и упаковка имеющихся вещей.

1. Если есть возможность, за два-три дня до переезда попросите сотрудников аккуратно упаковать личные вещи в коробки: сувениры, фотографии, грамоты и дипломы, личная документация — все это может спокойно дождаться грузовое авто в компактном виде на рабочем столе сотрудника.

1. За сутки до самого переезда необходимо отключить всю редко используемую офисную технику, а также бытовые приборы. Разморозьте холодильник, промойте и просушите кофемашину, аккуратно составьте в коробки посуду.
2. Перед самим переездом следует отключить компьютеры, принтеры, копиры, сканеры и факсы. Сетевые шнуры упаковать отдельно, также как клавиатуры и мышки.
3. В день перед отъездом следует разобрать габаритную мебель. Не забудьте пометить каждую деталь и порядок ее сборки. Крепеж и фурнитура должны храниться в плотно закрытой емкости.

Все легко повреждаемые детали и предметы (стекло, фарфор, мебельные фасады, офисные стулья из мягких материалов и так далее), должны быть отдельно упакованы в пузырчатую пленку. Для мебели внешним слоем должен стать плотный гофрокартон, зафиксированный скотчем.

Важно знать! Не поленитесь провести опись содержимого коробок, это поможет быстрее сориентироваться на новом месте при разборе вещей.

В новом офисе все по-новому

Доставка мебели, техники и вещей прошла успешно? Следует заранее договориться с компанией-перевозчиком о подъеме имущества на этаж. Для тех, кто все-таки решил сэкономить и привлечь к этому своих работников, напоминаем, что больничные листы выбывших из строя из-за сорванной спины работников тоже оплачиваются. Кроме того, у вас — минус одна боевая единица на неопределенный срок.

Желательно, чтобы офисную мебель собирали те же люди, которые ее разбирали. Они запомнили или записали порядок сборки и точно знают куда и как вкрутить нужный болт.

После того, как все необходимое будет занесено, поставлено на место и подключено, можно спокойно разбирать офисные коробки с канцелярией и прочими мелочами, греть кофе и обживать новое рабочее место. Вот теперь вы сами можете консультировать менее опытных коллег о том, как правильно организовать переезд офиса.

7 правил офисного переезда

Менеджер по интеграции офисов российского представительства компании PepsiСo Ольга Сутт организовала более 20 переездов. «Главное при переезде — всегда чуть переоценить масштаб усилий и времени», — говорит она. Ведь в офисе всегда найдутся неучтенные вещи, а процесс перемещения всегда затянется по тем или иным причинам. В кризис переездов стало больше, но ввиду экономии ресурсов компании стараются переезжать своими силами, рассказывает представитель мувинговой компании «Деликатный переезд» Михаил Колпаков. Ниже — несколько советов от профессиональных перевозчиков, как лучше организовать процесс, чтобы он потребовал минимум усилий и времени.

1. Проинформируйте сотрудников. Главное правило: чем структурированнее информация, тем меньше проблем. Сообщите, когда и куда будет осуществляться переезд, как каждому к нему подготовиться. Покажите сотрудникам план посадочных мест в новом офисе. Скорее всего, часть вещей люди захотят упаковать сами, так что за день-два до переезда снабдите их упаковочным материалом.
2. Составьте временной план и четко следуйте ему. Обозначьте точное время упаковки вещей сотрудниками, погрузки и разгрузки, распаковки и сборки мебели, установки офисной техники. Это поможет контролировать ход переезда и оперативно выявлять ошибки или трудности. В планировании, по мнению главы представительства мувинговой компании TEAM Allied Дмитрия Дегтярева, стоит отталкиваться от следующих вводных: 30 сотрудников можно полностью перевезти за день, на 50 человек потребуется уже минимум два дня. «Лучше перевозить офис в выходные, всем известна ситуация с пробками в Москве», — добавляет Дегтярев.
3. Составьте ситуационный план. Во-первых, обязательно нужен план расстановки мебели на новом месте. При масштабных переездах целесообразно разделить офисное пространство на зоны, а те, в свою очередь, на квадраты. «Если плана нет, то люди, вышедшие на работу, начинают двигать мебель», — говорит глава компании «Деликатный переезд» Аркадий Усачев. Он также напоминает о мелочах, которые стоит предусмотреть при расстановке мебели. Например, при расстановке столов стоит помнить, что человеку нужен минимум метр дополнительного пространства, чтобы комфортно садиться или вставать из-за стола. Ящики тумбочек выдвигаются, как правило, на 40-45 см вперед. Составляйте ситуационный план с учетом расположения розеток. Кстати, его менеджер переезда может легко набросать на личном компьютере, для этого подходит программа Microsoft Office Visio.
4. Промаркируйте имущество. Введите общую систему маркировки для всех сотрудников. Чтобы избежать путаницы, профессиональные муверы предлагают следующую схему: отдел — ФИО сотрудника — этаж (зона), где располагается его новое рабочее место, — комната (квадрат) — номер рабочего места. Не забывайте маркировать общее имущество — кулеры, принтеры, вешалки: они часто теряются. Тут часто срабатывает принцип: общее, значит, ничье.
5. Скоординируйте работу. Дмитрий Дегтярев из TEAM Allied советует отрядить на переезд как минимум двух представителей — один будет находиться по старому, а другой — по новому адресу. Дегтярев напоминает, что во время переезда нередки конфликтные ситуации: новый арендодатель не дает пользоваться лифтом или охрана старого офиса не пускает на территорию грузовики мувинговых компаний. Быстрее всего такие конфликты улаживаются путем личного общения с координатором. Кроме того, позаботьтесь о коммуникации сотрудников между собой. Их можно снабдить рациями.
6. Определитесь с приоритетами на новом месте. Прежде всего составьте план, какие вещи будут перевозиться в первую очередь, а какие — чуть позже. Во-вторых, организуйте работу служб на месте. Например, исходя из приоритетов, определитесь, когда будут работать системные администраторы, а когда — распаковщики и уборщики. «Если этого не предусмотреть, то в 99% случаев возникает ситуация, когда при распаковке вещей появляется системный администратор (компьютеры и оргтехнику целесообразнее перевозить в первую очередь, так как потребуется время на их подключение. — Forbes), который начинает орать: «быстрее, мне надо компьютеры подключать», — отмечает Усачев из «Деликатного переезда». То же самое с уборщиками: нередко они приходят в тот момент, когда расстановка мебели по местам в самом разгаре, и начинают тормозить процесс.
7. Не спешите с уборкой. По словам представителей мувинговых компаний, не стоит наводить чистоту в первый же день на новом месте. «Бухгалтерию распаковать за один день невозможно», — шутит Дегтярев из TEAM Allied. Как правило, полностью распаковать и расставить мебель и оргтехнику по местам удается на второй день после переезда. Выделите дополнительные ресурсы на вывоз мусора: его может оказаться больше, чем по силам вынести вашей штатной уборщице.

Как организовать переезд самостоятельно

Картина Васи Ложкина «Трудоголик»

Можно организовать переезд самому, хотя это хлопотно. Необходимо учесть разные нюансы, спланировать и быть готовым, что все пойдет не по плану. Если же вы все же хотите попробовать свои силы — мы вас научим.

В теории любой переезд состоит из автотранспорта, упаковки и рабочей силы. Разберем подробнее, что нужно учесть при организации каждого элемента.

Любой переезд состоит из автотранспорта, упаковочных материалов и рабочей силы.

Транспорт

Кубометры. Нужен такой автомобиль, в который поместятся ваши вещи. Тут главное определиться с кубическими метрами. Автомобиль всегда заказывайте с запасом. Если не знаете как посчитать объем вещей — воспользуйтесь калькулятором переезда или бесплатной оценкой.

Пример. Вы посчитали, что объем ваших вещей — 12 кубических метров. Значит автомобиль закажите 18.

Высота кузова. Высота кузова должна быть не ниже вашего холодильника, т. к. холодильники нельзя перевозить лежа.

Высокий кузов — помещается холодильник высотой 2 метра.

Пропуск в центр Москвы. Автомобилям грузоподъемностью свыше 1 тонны нужен пропуск в Центр Москвы.

Знак запрещающий въезд автомобилям без пропуска.

Едете в кабине? Определитесь сами, как вы хотите? Если едете в кабине, значит одному грузчику придется добираться до вас самостоятельно, поэтому разгрузка на новом адресе может затянуться. Если не едете — то как обеспечить сохранность вещей?

Опломбирование кузова. Если опечатать кузов, то можно узнать открывался ли он по пути. Но опечатать можно не каждый кузов. Подумайте об этом заранее. Заказав газель с тентом — вы не сможете ее опечатать. Нужен металлический кузов.

Водитель опломбирует кузов.

Цена. Будьте внимательны. Уточните сколько стоит час работы автомобиля. Каков минимальный заказ. За что, могут брать дополнительную плату. Не ведитесь на рекламные лозунги: АКЦИЯ, ТОЛЬКО СЕГОДНЯ, ОСТАЛОСЬ 2 ЧАСА.

Якобы самая низкая цена в Москве, а снизу приписка, что сравнение самих с собой в 2016 году ☺

Упаковочный материал

Личные вещи упаковывайте в картонные коробки или хозяйственные сумки.

Посуду и сувениры — в картонные коробки, оборачивая воздушно-пузырчатой пленкой или бумагой.

Одежду на вешалках — в гардеробные коробки.

Документы — в архивные коробки.

Бытовую технику — в коробки или гофрокартон.

Мебель — в гофрокартон и стрейч пленку.

Стекло — в воздушно-пузырчатую пленку, гофрокартон и стрейч.

Посмотрите наборы упаковочных материалов — и вы поймете, что профессиональные компании используют на переездах.

Упаковочные материалы покупайте в специальных магазинах. У нас 3 магазина в Москве и 1 в Твери. В них можно покупать любой товар от 1 штуки.

Так выглядит магазин упаковочных материалов для переезда.

Как корреспондент телеканала «Москва 24» организовывал переезд

Рабочая сила

Тот, кто физически будет совершать переезд, должен обладать соответствующей квалификацией.

Грузчики. Простые грузчики должны уметь носить тяжести не царапая стены. Медленно ставить коробки и мебель на пол.

Простые грузчики. Аккуратно берут, носят и ставят.

Грузчики-упаковщики. Дополнительно должны уметь разбирать и собирать мебель. Упаковывать мебель и технику. После их работы, дверки шкафа располагаются ровно, стол не шатается и колеса у тумбочки крутятся.

Они знают как упаковать стеклянные полочки из кухни и зеркальную дверь шкафа-купе.

Упаковщик — запаковал лакированную столешницу.

Если вам нужны помощники грузить и упаковывать — то наймите их.

Как нанимать грузчиков:

• Посмотрите на фото и видео на сайте. Этих людей вы пустите в свою квартиру или офис, поэтому лучше знать их заранее.
• Подпишите договор. До начала работ. Внимательно прочитайте, перед тем, как подписать.
• Выясните минимальное время работы и ставку специалиста. Например, вам озвучили ставку 300 рублей в час за работу одного специалиста. В конце работы, вы узнаете, что т. к. он носил по этажам, поэтому ставка 400 рублей в час, а за упаковку дивана 450. Чтобы такого не получилось — все должно быть оговорено заранее.
• Подводные камни. Заранее узнайте, что произойдет, если сломается лифт, в лифт не поместится диван, машина не сможет встать к подъезду и т. п.

Чтобы не получить такой расчет в 5 раз превышающий изначальную цену — обо всем договаривайтесь заранее.

Быстрые советы по общей организации переезда

1. Упаковочный материал должен быть у вас за 3 дня до переезда. Максимально подготовьтесь. Соберите коробки для переезда, упакуйте личные вещи, все подпишите. Чем лучше подготовитесь — тем меньше заплатите.

2. Грузовой автомобиль закажите позже грузчиков. Так грузчики и упаковщики успеют подготовить вещи и вынести их, а автомобиль не будет простаивать и вы сэкономите.

3. Узнайте номер телефона водителей и старшего грузчика. Позвоните им заранее. Если вы заказывали авто и грузчиков в разных местах, то если один опоздает, за вторых все-равно придется платить.