Выбор офиса

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Здравствуйте. В этой статье мы поговорим о том, как правильно выбрать офисное помещение для вашего бизнеса. Мы собрали рекомендации предпринимателей в одну полноценную статью. Все рекомендации вы можете прочитать ниже.

Содержание

Покупка или аренда

Прежде чем думать о том, как же правильно подобрать офис для своего бизнеса, нужно определиться, какую сумму на это планируется выделить? Тут возможно 2 варианта:

Первый возможен при наличии весомых средств. Если у бизнесмена еще совсем нет опыта, то вкладывать большие суммы в покупку нежелательно, лучше ограничиться арендой. При этом выгода такого решения состоит в следующем:

отсутствие необходимости тратить большое количество средств на покупку;
возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то тут, конечно, тоже есть свои плюсы:

покупка недвижимости сама по себе является выгодным вложением, при необходимости офис можно сдавать другой организации;
неограниченность действий внутри своего помещения (в пределах допустимых норм).

При этом бизнесмен должен понимать, что большая часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобятся инвестиции, изъять их из помещения будет невозможно, разве что продать, но и это небыстрая процедура.

Факторы, влияющие на выбор офиса

Бизнесмен, подбирая для своей организации помещение для офиса должен особое внимание уделять следующим факторам:

Местоположение

Этот аспект особенно важен, если работа компании будет напрямую связана с непосредственным общением клиентов и персонала на территории офиса. Для такого бизнеса лучше всего выбирать помещение в центре города или вблизи него. При этом необходимо обращать внимание на 2 момента:

Насколько развита в районе инфраструктура?
Просто ли до офиса будет добраться потенциальным клиентам?

Если же основная часть работы будет основываться на взаимодействии с постоянными клиентами, то можно выбрать помещение подальше от центра. При этом важно оценить уровень конкурентной среды в месте расположения. Так, при прямых продажах офис нужно выбирать вдали от наиболее опасных конкурентов.

Бизнесмен должен соизмерить стоимость с получаемой выгодой, чтобы совершить действительно выгодную сделку. Нельзя забывать, что в отдаленных частях города цена аренды, как правило, оказывается ниже в разы.

Инфраструктура

Престижное место – это, несомненно, очень важный фактор, но нельзя забывать и об удобстве своих клиентов. Подбирая помещение для офиса, нужно заранее узнать следующую информацию:

Есть ли рядом со зданием парковка?
Есть ли вблизи остановки общественного транспорта?

При этом важно, чтобы клиент мог без проблем найти офис, а не блуждать по закоулкам. Путь до него должен быть удобным и беспроблемным.

Наличие поблизости зданий общепита

При этом недорогое кафе, расположенное вблизи офиса, может выполнять сразу несколько функций:

обеспечить питанием самого бизнесмена и его сотрудников;
место для проведения деловых встреч с партнерами или клиентами.

Время работы офисного центра

Конечно, лучше всего найти такой офис, в который можно будет попасть бизнесмену, его сотрудникам и клиентам беспрепятственно в любое время дня, в том числе и в выходные.

На деле же часто оказывается, что торговый или офисный центр имеет свой режим работы, который придется соблюдать. Поэтому стоит сопоставить график работы собственной организации и всего здания.

Уровень конкурентной среды в самом центре

Выбирая офис, на этот пункт надо обратить особое внимание. Отказаться от аренды в бизнес центре лучше, если в нем работают:

Многие считают этот фактор незначительным, но дело тут не только в переманивании клиентов, но и действующего в организации персонала.

Если же в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Так, если в одном здании работают веб-дизайнеры и рекламщики, то они могут перенаправлять своих клиентов друг другу или даже организовать какие-то совместные проекты.

Расположение входа в здание и вывески организации

Обязательно нужно узнать, как далеко от дверей офиса находится главный вход. На фасаде здания следует повесить яркую вывеску. Поэтому нужно узнать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его использование в договоре.

При этом вывеска должна быть хорошо видна пешеходам и проезжающим в транспорте людям. Такая возможность имеет сразу два существенных плюса:

клиенты быстро найдут офис;
дополнительно будут появляться новые клиенты, случайно увидевшие информацию об организации.

Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость в проведении ремонта и затраты на него)

Осматривая возможное помещение для офиса, нужно обратить внимание на все детали, в особенности на следующие:

состояние окон (открываются ли они, не дует ли от них);
розетки (работают ли они);
освещение (уровень освещенности, возможность добавить осветительные приборы в помещение);
кондиционер (есть ли он, если да, то в каком состоянии находится);
замки и двери (надежны ли они, сколько их);
крыша (не течет ли она, не нарушена ли ее целостность – этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на последнем этаже здания);
состояние внутренней и внешней отделки.

Помещение под офис обязательно должно быть аккуратным и ухоженным, чтобы и сотрудникам, и клиентам в нем было приятно находиться и работать.

Не обязательно арендовать площадь с косметическим ремонтом, его можно провести и позже в счет стоимости аренды, например. Это поможет выделить и фирменный стиль организации (цветовые решения, стенды, эмблемы).

Состояние инженерных сооружений, их соответствие принятым нормам

Обращать внимание при этом нужно на состояние:

Не обязательно отказываться от аренды, если что-то придется отремонтировать самостоятельно. Нередко это существенно снижает арендную стоимость, что может оказаться очень выгодным для предпринимателя.

Если же каких-либо инженерных сетей нет в здании совсем (например, интернета), то заниматься проведением их будет уже невыгодно. Это дополнительные траты и серьезные неудобства уже на начальном этапе работы.

Уровень спроса

Открывать офис лучше всего там, где предоставляемые организацией услуги или товары будут наиболее востребованы со стороны населения.

Так, например, если вблизи находится ювелирный салон, то предпринимателю стоит задуматься об открытии свадебного салона. А вот рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

Перечень услуг, которые входят в арендную стоимость

Лучшим вариантом будет заключение договора, когда в него уже включены затраты на электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора и прочие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя в практике подобные случаи встречаются не очень часто. Обычно арендатору приходится производить оплату услуг отдельно.

Уровень безопасности

Очень важно, охраняется ли здание, есть ли сигнализация и видеонаблюдение на территории офисного центра. Стоит уточнить, по какому графику работает охрана. Наличие пропускного режима тоже является положительным моментом, увеличивая безопасность и сохранность ценностей и различных вещей, находящихся в офисе.

А есть ли мебель?

Иногда арендодатели сдают офис вместе с мебелью. Для тех, кто имеет не так много средств или не хочет вкладывать большое количество денег в ее покупку, такой вариант будет самым оптимальным. Особой популярностью такие офисы пользуются среди начинающих бизнесменов, которые не уверены в 100% успехе своего дела.

Стоимость аренды

Для многих этот вопрос нередко становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что в угоду своему статусу арендовать офис по очень высокой и необоснованной цене не нужно. Это может не только снизить прибыль, но и стать причиной серьезных убытков.

Чтобы быть в курсе цен, лучше изначально рассматривать сразу несколько вариантов, это поможет освоиться на рынке, узнать среднюю стоимость и выбрать наиболее подходящую для себя.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, то размещение в жилых домах, подвалах и на цокольных этажах придется исключить сразу же. Искать помещение нужно в новых районах города, активно используемых в качестве бизнес центров.

О размере офиса

Этот фактор выделен неслучайно. Ведь, изначально человек определяется с тем, сколько человек будет работать в его офисе, какие кабинеты в нем будут. Все это позволяет обозначить наиболее подходящую площадь. При этом нужно учесть и то, что в офисе будут появляться клиенты с определенной частотой. Во многом параметры зависят еще и от специфики бизнеса, требуемых норм.

Хороший руководитель должен понимать, что работать в небольшом и тесном помещении труднее, чем в просторном кабинете. Поэтому важно обеспечить сотрудникам комфортные условия.

Клиенты тоже обращают внимание на офис. Они предпочитают приходить в ухоженный и просторный офис с хорошим освещением. Это лишний раз докажет, что человек не ошибся в выборе продавца/партнера.

Итак, прежде чем искать помещение, предприниматель должен определить следующие параметры:

Количество сотрудников, которые будут одновременно трудиться на территории офиса. При этом необходимо произвести и расчет минимальной площади. Существует официальная норма, закрепленная в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которая обязует на каждого работника иметь не менее 4,5 м 2 площади в помещении. При этом необходимо прибавить расстояние проходов. Дополнительно понадобятся квадратные метры для размещения мебели, стеллажей, тумб, шкафов, гардероба.

Санузел в офисе не обязателен, главное, чтобы он был хотя бы на этаже.

Предприниматель, планируя заниматься, должен изучить законодательство. Для некоторых отраслей бизнеса предусмотрены дополнительные санитарные нормы к помещениям, причем они довольно жесткие. Сюда подпадают парикмахерские, стоматологические кабинеты, некоторые разновидности магазинов и некоторые другие сегменты.

Необходимость в личном кабинете. Если она есть, то придется выбирать помещение, имеющее несколько комнат. Дополнительно можно предусмотреть помещения для отдыха или переговорной.

Если предприниматель в будущем планирует расширять свою деятельность, ему необходимо узнать, возможно ли будет в этом же здании арендовать большее по размеру помещение. Тут стоит поинтересоваться, как часто сменяются арендаторы, есть ли подходящие помещения и заинтересован ли арендодатель в их предоставлении конкретному бизнесмену.

С какими трудностями можно столкнуться

Нередко бизнесмен узнает о подводных камнях, которые могут существенно повлиять на работу организации. Предприниматель обязательно должен уделять внимание следующим аспектам:

Какая цена указана в договоре – с учетом или без учета НДС? Иногда арендодатели в документе указывают стоимость без учета НДС. Тогда арендатору приходится платить на 18% больше, нежели планировалось заранее.
Включены ли дополнительные услуги в стоимость или за них нужно платить отдельно? Это также прописывается в договоре. Обязательно нужно уточнить, придется ли дополнительно платить за коммунальные услуги, вывоз мусора, уборку, охрану и прочее.
Парковка для предпринимателя – бесплатно ли? Закрепление парковочного места – такую услугу иногда предлагают офисные центры. Иногда за нее приходится платить дополнительно, нередко довольно ощутимую сумму.
Сколько будет стоить интернет и есть ли возможность провести его самому? Иногда бизнес центры предлагают только одного провайдера, который в итоге запрашивает кругленькую сумму за доступ к интернету.
Размер пени. Среднерыночное значение составляет 0,1%. Если в договоре указан больший процент, стоит попробовать договориться с арендодателем о его снижении.
Если оплата электричества и некоторых других услуг производится по счетчикам, то в первый день работы необходимо снять показания и занести их в договор или зафиксировать письменно в другом виде.
Если офис достался предпринимателю через другого арендатора, нужно получить согласие на такие действия со стороны владельца помещения.
Перед заключением договора необходимо обязательно попросить документы на собственность. Если арендодатель их предоставлять отказывается, то заключать с ним сделку будет опасно. Это не касается бизнес-центров, там риск обмана сведен к нулю.
Нельзя забывать, что размещение офиса в жилом помещении незаконно. Поэтому, если снимать планируется квартиру, то предварительно нужно убедиться, что она переведена в коммерческую недвижимость.
В договоре стоит указать, когда и на сколько арендодатель может повысить плату. Там же нужно поместить информацию о том, что делать арендатору, если он будет не согласен с увеличением цены.
Чтобы максимально обезопасить себя, в договоре нужно закрепить за арендатором право преимущественной аренды помещения после того, как срок документа истечет. В противном случае, при желании арендодатель может сдать офис кому-то другому, а предпринимателю придется искать новое помещение.

Несколько советов, которые помогут избежать неприятностей

Не нужно искать самое дешевое помещение. Подобные офисы чаще всего имеет ряд серьезных недостатков. Хорошее помещение арендодатель сдавать дешево не будет. Тут нужно исходить из своих потребностей и опираясь на среднерыночную стоимость.
Перед заключением договора будет нелишним побеседовать с возможными соседями. Наверняка они расскажут об арендодателе, особенностях работы с ним.
Не рекомендуется арендовать помещение на последних этажах из-за повышенного риска быть затопленными. Не очень приветствуется размещение в подвалах и на цокольных этажах. Отсутствие естественного света может вызвать депрессию у сотрудников, снизив их работоспособность.
Ехать смотреть помещение лучше в час пик. Так можно оценить загруженность трассы, время, затрачиваемое на поездку. Это поможет понять, сложно ли найти на парковке свободное место.

Занимаясь поиском подходящего офиса, предприниматель в первую очередь должен определиться со своими желаниями, потребностями, а уже потом переходить к рассмотрению предложений на рынке. Не нужно гнаться за другими – нужно оценивать свои возможности и исходить уже из них.

Кстати, мы также писали статью о том, как выбрать склад. Если вы сталкиваетесь с выбором складских помещений в своем бизнесе, то можете прочитать ее.

И напоследок просим вас поделиться рекомендациями о том, как выбрать офисное помещение. На что вы обращаете внимание?

Как правильно выбрать офис для своей фирмы, чтобы потом не пожалеть

Итак, все формальности по регистрации собственной фирмы улажены. Разрешения получены, лицензии оформлены. Теперь нужно заняться поиском подходящего офиса. Правильно выбрать его – означает заложить надежный фундамент в успешное развитие своего дела, ведь офис – то место, по которому клиенты будут судить о компании.

1. А нужен ли он?

Это зависит от того, в каком режиме будет работать предприятие. Если в удаленном, то отдельное помещение для сотрудников не понадобится. У каждого из них будет свой персональный офис, обустроенный на дому. В подобной организации работы много положительного. Вы экономите значительные средства на аренде или покупке соответствующего помещения, а сотрудники – на оплате проезда и времени. Однако если вы планируете нанимать так называемый офисный персонал, то без специального помещения не обойтись.

2. Покупка или аренда?

Даже если у вас достаточно средств, чтобы купить отдельный офис, не торопитесь. Потратить деньги всегда успеете. Для начала арендуйте помещение в приглянувшемся месте. Вскоре вы точно будете знать, какой именно офис и в каком районе нужен конкретно вам.

3. Отсутствие пробок, близость стоянок и остановок

Чтобы вам и вашим сотрудникам, а также клиентам было удобно добираться в офис, важно выбрать такой район, куда можно доехать на разных видах транспорта. Если вы пользуетесь автомобилем, значит, желательно, чтобы на ближайших к офису улицах не было пробок, в противном случае поездка на работу и с работы станет сущим мучением. Следующий важный момент – наличие поблизости парковки. Лучший вариант, конечно, – собственная, у здания офиса, если же таковая не предусмотрена, главное – чтобы до нее не приходилось идти несколько кварталов.

Поскольку многие сотрудники и клиенты пользуются не только личным транспортом, но и общественным, не забывайте, что офис должен располагаться недалеко от остановок троллейбуса, автобуса, маршрутного такси или от станции метро. И опять же важно, чтобы путь от остановки до офиса занимал не более пяти минут (от станции метро – не более десяти). В противном случае многие будут вынуждены доезжать на дополнительном наземном транспорте, что, конечно, скажется на расходах и сотрудников, и клиентов.

Читайте также: Пристройка к дому

4. Центр или окраина?

Конечно, работать в центре лучше во многих смыслах. Во-первых, сюда проще добраться из любого района города на разных видах транспорта. Во-вторых, в центре деловая жизнь всегда кипит, поэтому и поток клиентов растет. В-третьих, в центральной части множество различных заведений, где в обеденный перерыв можно полноценно подкрепиться.

Однако офисы в центре города всегда дороже. Выход есть, если удастся найти помещение в цокольном этаже или даже подвальном. Кстати, сейчас подвалы многих домов переоборудуются в удобные помещения для бизнеса – благодаря современному ремонту, который включает качественную изоляцию стен, систему кондиционирования воздуха, неказистые комнаты превращаются в уютные и престижные офисы.

5. Просторный лучше тесного

Насколько просторным должен быть офис, зависит от численности будущих сотрудников, планируемого наплыва клиентов и специфики работы компании. Но в любом случае люди чувствуют себя намного комфортнее в просторных светлых помещениях, чем в тесных каморках. Да и посетителям становится ясно, что фирма, располагающая прекрасным офисом, скорее процветает, чем перебивается нерегулярными заказами. Помните, что по санитарным нормам на одного человека должно приходиться 4,5 кв. м площади плюс место для прохода и для оборудования. Если же вы открываете производство, то нормы расчета площади будут совершенно другими.

6. Вход и вывеска

Выбирая помещение для офиса, учитывайте расположение главного входа и наличие яркой вывески. Желательно, чтобы вход был хорошо виден издалека, так же как и вывеска. Кто знает, может быть, , именно она, а нее только ваша добросовестная работа привлечет новых клиентов.

7. Внешний вид

При выборе офиса обращайте внимание на внешний и внутренний вид. Облупленное, давно не штукатуренное здание, равно как и давно не знавший ремонта интерьер – не самый лучший вариант. Такой офис не только не придаст респектабельности вашей компании, но и отпугнет потенциальных клиентов. Впрочем, если вас не пугает перспектива капитального ремонта, можете поторговаться и значительно сбить цену: неухоженные здания стоят дешевле.

8. Инженерные коммуникации

Ободранные обои и облупленный потолок – это еще не самое страшное. Подобный недостаток интерьера легко исправляется бригадой мастеров. Главное – чтобы с инженерными коммуникациями все было в порядке. Проверьте состояние вентиляции, отопления, кабелей, возможность подключения к Интернету…

И еще важный момент: если вы самостоятельно отремонтируете коммуникации, то покупка или аренда офиса будет стоить вам дешевле, чем покупка или аренда офиса с шикарным евроремонтом. Впрочем, все зависит от ваших финансовых возможностей. Так что если ремонт инженерных коммуникаций и стен не предусмотрен вашей сметой, убедитесь, что зимой батареи будут греть, летом кондиционер – охлаждать воздух, а Интернет работать бесперебойно.

9. А может, бизнес-центр?

Конечно, индивидуальный офис – оптимальный вариант. Но это всегда в определенной степени дорого. Придется оплачивать довольно большие счета за коммунальные услуги, да еще и нанимать охрану. Между тем, аренда нескольких комнат в бизнес-центре плюс оплата газа, света и воды там же обойдется намного дешевле. Однако для тех, кому важно иметь круглосуточный доступ в офис, этот вариант не подойдет.

10. Вы сами или риэлтор?

Если вы точно знаете, какое помещение вам нужно, умеете оценить его с инженерно-технической стороны и вообще ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости, конечно, можете рассчитывать только на себя при выборе будущего офиса. Однако большинству разумнее все же обратиться в столь важном деле к профессионалам. Риэлтор существенно облегчит вашу задачу. Во-первых, он может сразу предложить несколько вариантов помещений, во-вторых, знает, какие вопросы нужно задать собственнику или арендодателю, на какие детали обратить внимание. И гарантирует, что вы не получите помещение с ненадежной электропроводкой, которая не выдержит не то что десять компьютеров, а даже двух, с неработающей системой отопления или с недооформленными документами на право сдачи комнат под офис. А представьте, что вы не арендовали, а купили сомнительное во всех отношениях помещение! Так что лучше заплатить профессионалу и сохранить нервную систему.

11. Договор аренды

Перед заключением договора аренды внимательно изучите его. В нем должны быть прописаны обязанности и права сторон, в том числе на улучшение офиса, сроки внесения арендной платы, ответственность за просрочку в оплате, стоимость аренды. Уточните предполагаемый набор услуг, включенный в арендную плату. Возможно, предполагается сдача офиса с мебелью и оборудованием и т.д. Но при заключении договора не полагайтесь только на себя. Обязательно проконсультируйтесь с юристами. И тогда, совершив первую удачную сделку, вы будете запрограммированы на дальнейшую успешную деятельность.

Как выбрать офис и не сойти с ума

Поиск офиса — нервное занятие. Хуже только офисный ремонт.
Как договориться с арендодателем о скидке, какие мелочи влияют на планировки и как не сойти с ума во время ремонта? Спойлер: это возможно. Мы в Ключе делаем офисы, коворкинги и штаб-квартиры для бизнеса любого формата, так что это знаем точно. Рассказываем, что и как.

Мне никогда не приходилось искать офис. Как подойти к выбору идеального рабочего пространства для своей команды?

Для начала разминка. Представьте себе район и здание, куда вы хотите приезжать каждый день. Это старинный особняк на Чистых прудах или большой бизнес-центр на севере Москвы? Хотите офис с готовым ремонтом или уже придумали свои планировки? Посмотрите на ЦИАНе, сколько может стоить аренда в том районе и по тем параметрам, которые вы для себя определили.

Отлично. Информацией вы уже владеете, а вот офисом пока нет. Не надо стесняться искать офисы в фейсбуке — оставляйте посты в духе «Ищу офис, посоветуйте» в тематических группах или у себя на странице. Смотрите, где снимают офисы компании, которые близки вам по духу. Если поиски затянулись и не помогает даже ЦИАН — обращайтесь к брокерам.

Нашли! Можно въезжать?

Стоп-стоп. Даже если вам кажется, что вы нашли идеальное помещение с ремонтом — не успокаивайтесь, проверьте буквально все щели (в прямом смысле). Для начала нужно провести детальное обследование вентиляции, инженерных систем, коммуникаций и проводки . Вам не обязательно разбираться в строительных нюансах: достаточно доверить это дело специальным фирмам.

У наших друзей был такой случай: они въехали в офис мечты со свежим ремонтом, но чуть позже оказалось, что всё здание поражено грибком. В будущем это могло бы обернуться для арендаторов серьёзными проблемами со здоровьем, вплоть до заболевания астмой. Мораль тут одна: подписывайте договор только после обследования здания — так вы точно будете уверены в состоянии офиса и не попадёте на незапланированный ремонт.

А можно поторговаться при выборе офиса? И почему на одной и той же улице, буквально в 20 метрах друг от друга, похожие офисы могут так сильно различаться по цене?

Даже при выборе офисов у нас часто преобладают эмоции, а не логика. Вот я увидел этот офис на Кузнецком Мосту и влюбился: тут огромное окно во весь этаж, много света, стильный ремонт. За возможность работать в офисе мечты я могу и переплатить — и пусть в соседнем здании сдают похожее помещение на 20 тысяч дешевле, но без этого красивого окна.

Казалось бы, Москва переполнена офисами. Но качественно сделанных среди них не так уж много. Лендлорды отлично это понимают и, обладая хорошим помещением, чувствуют себя вправе поставить такую стоимость, которая будет несоизмеримо больше потраченных на него вложений.

Обследование помещения полезно в том числе и потому, что оно раскрывает все потенциальные риски, которые могут грозить зданию.

Если в офисе нужно обновить вентиляцию, вы можете предъявить это лендлорду и получить скидку. Арендодателю выгодны капитальные вложения в его помещение — ведь потом его можно дороже перепродать. Так что заботы о ремонте, которые вы готовы взять на себя, помогут снять офис дешевле.

Наконец нашли нужное помещение. Как приступить к ремонту и отделке?

В первую очередь, спросите совета своих знакомых, которые уже делали ремонт. Посмотрите фото готовых офисов, которые вам нравятся — например, в рубриках «Штаб-квартира» или «Офис недели» на vc.ru. Обычно там указывают бюро, которые занимались стройкой. Отправьте каждому из них своё ТЗ — там вы в свободной форме опишете, каким хотите видеть ваш будущий офис. В ответ вам пришлют коммерческое предложение. Сравните их по цене и срокам.

Наиболее сильным подрядчикам с хорошими кейсами (и как правило — самым дорогим) напишите примерно следующее: мне нравятся ваши проекты, я хотел бы, чтобы мой офис сделали вы. Но у меня есть ещё несколько интересных предложений от других компаний, более выигрышных по цене. Если вы готовы немного скинуть по цене, то я, конечно, с вами. Как правило, это работает.

Часто встречается такая ошибка: люди нанимают дизайнеров и параллельно начинают стройку. Не стоит приступать к работам на площадке без дизайн-проекта: всё может измениться в процессе стройки, и тогда стоимость вырастет в разы. Потеряете нервы, время и деньги.

Есть какие-нибудь детали, на что стоит обратить внимание в дизайн-проекте?

1. Расскажите подрядчикам и дизайнерам про своих сотрудников, которым предстоит работать в этом офисе. Сколько их, как они друг с другом взаимодействуют? Кто из них любит работать в тишине, а кто часто выходит покурить? Вы удивитесь, но даже такие мелочи могут существенно повлиять на планировки.
2. Допустим, у вас в компании 100 человек, но в течение года вы собираетесь вырасти до 120. Учитывайте эти прогнозы в планировках.

3. Спросите у своих сотрудников, чего они хотят. Кто-то не может работать без настольной лампы, а кому-то важнее выход на улицу рядом с рабочим местом, чтобы выходить курить и никому не мешать.

Посмотрите, кто носит еду с собой, а кто ходит обедать в кафе — чтобы понять, сколько холодильников вам понадобится в офисе.

Обязательно дайте эти комментарии дизайнеру. Если он адекватный (а мы надеемся именно на это), он обязательно учтёт в проекте весь фидбэк с холодильниками и планировками.

В любом, даже самом небольшом офисе должны быть лаунж-зоны, комнаты для переговоров. Полноценная кухня, где можно спокойно расположиться и поесть . Иногда вместо кухни в офисах делают тесный закуток на полтора метра, и несчастные сотрудники вынуждены уходить есть на рабочих местах. Не надо так.

Санузлы предпочтительно разделять на мужские и женские. Если закрыть глаза на СНИПы и ГОСТы, можно обратиться к универсальной формуле — по одному туалету на каждые 30 человек. Практика показывает, что этого достаточно.

Для поддержания в офисах work-and-life balance мы советуем делать мягкие зоны отдыха с книгами, небольшие скайп-переговорные, где люди могут вести приватные беседы по работе и с близкими. Душевые — чтобы взбодриться ближе к вечеру или после дневных занятий спортом.

Незаметная, но важная вещь — локеры, небольшие шкафчики на замке для личных вещей . Во-первых, это вселяет чувство безопасности тем сотрудникам, кто не хотел бы оставлять в опенспейсе дорогой макбук. Если вечером важное совещание, из локера можно в любой момент достать костюм, а до этого ходить в удобной футболке и джинсах. Маленький локер — ценное вложение в общее ощущение рабочего пространства у сотрудников: вот у нас офис крутой, у других нет такого.

А теперь про подводные камни.

В один прекрасный день вы обнаруживаете, что забыли про мебель . То есть в дизайн-проекте она есть, но заказать её никто не подумал. Оказывается, что нужные вам столы нужно ждать три месяца — а заезжать вы хотите уже завтра. Приходится брать то, что есть в наличии, из-за чего рушится вся дизайн-концепция офиса. Мы предупредили: мебель сложно искать и ещё сложнее ждать. Просто помните про это.

Ещё люди часто забывают про уборку в офисе. Вернее, про то, что весь необходимый для неё инвентарь нужно где-нибудь хранить . В этом техническом помещении вы можете также разместить склад для мебели и расходные материалы. Кстати, про расходники: подумайте о том, чтобы отделять принтеры от рабочей зоны, где сидят люди. Про это не говорят, но запах запекающихся чернил — вреднее сигаретного дыма. Позаботьтесь о здоровье своей команды.

Помните, что экологичные строительные материалы (кирпич, дерево) полезнее искусственных, в состав которых входят асбест и стекловолокно.

Инвестируя в продуманное смарт-пространство для работы, вы по большому счёту экономите на зарплатном фонде. Например, вы предлагаете тимлиду работу за 150 тысяч, когда в компаниях-конкурентах могут платить и все 200. Но у этой компании офис в стандартном БЦ: с офисной столовой на первом этаже, грозной охраной, резким светом и белыми потолками «армстронга». Сравнивая разные варианты рабочих пространств, будущий сотрудник зачастую выберет тот офис, где ему будет комфортнее находиться.

Что нужно заложить в бюджет?

Есть простая формула. Стоимость обследования здания + разработка дизайн-проекта + демонтаж, если нужен + строительные материалы + мебель . В общем бюджете допустима погрешность ± 10−15%.

Если не укладываетесь в бюджет — смело сокращайте расходы на дизайн, но не жертвуйте качеством инженерных коммуникаций. Каким бы красивым ни был офис, в первую очередь он должен быть функционален. Грубо говоря, в нём не должно течь с потолка.

А теперь — блок-схема! Все же любят блок-схемы?

Если опускаются руки при таком раскладе — есть выход. Просто переложите все хлопоты на компании, для которых подбор и превращение помещения в смарт-офис — это ежедневная работа .

Такие команды хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите. А также: не будете мучаться с выбором помещения, юридической чистотой сделки, аналитикой работы компании и продуманной планировкой пространства. Сколько нужно расходных материалов, как сделать так, чтобы каждый квадратный метр эффективно работал и не простаивал зря — всё исследуют за вас. А ещё у таких компаний есть доступ к большим скидкам от подрядчиков и производителей материалов.

Команда Ключа открывает в Москве гибкие офисные пространства с 2016 года. За несколько лет здесь создали целое научно-исследовательское подразделение по офисам. Архитекторы сами работают в своих коворкингах и смотрят, как всё устроено: чего хотят резиденты, каких зон не хватает. Офис, где работает каждый квадратный метр, приносит выгоду сам по себе. И помните, что ваше личное время стоит сильно дороже, чем просто тратить его на поиски помещения и ремонт.

Выбор офиса

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Читайте также: Ремонт стоимость работ

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость». «Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны. В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова. «К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт. — Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

Как понять, какой офис вам нужен?

Чек-лист для начинающей компании от директора департамента офисной недвижимости S.A. Ricci Дмитрия Жидкова:

Каким бюджетом для аренды помещения располагает компания и какую арендную ставку вы сможете платить каждый месяц?
Какая площадь вам на самом деле нужна? Речь идет о 150 кв. м или хватит 50 кв. м? Учитывайте, что, согласно санитарным нормам, при использовании жидкокристаллических мониторов в офисе на одно рабочее место должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Для начала можно просто умножить 4,5 на количество сотрудников, которые постоянно будут работать в офисе.
Важен ли территориальный фактор? Является для вашего бизнеса необходимостью расположение в центре города (этот фактор важен, например, для юридических компаний) или вас устроит офис в районе МКАД?
Каков предполагаемый срок аренды: месяц, два, полгода, год или больше?
Готовы ли вы закладывать в бюджет расходы на ремонт, мебель и оргтехнику? Если ответ «нет», то логично рассмотреть вариант размещения в коворкинге. Помните, что затраты на ремонт не вернуть никогда, зато мебель и технику можно будет забрать с собой при переезде.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж. А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина. — Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield. «Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений. Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента. Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью». «Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев. — Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова. — Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя. Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков. — Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей. Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков. — Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса. А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Как правильно выбрать и снять хороший офис?

Если вы решили снять офис, не торопитесь арендовать первое попавшееся помещение. В вопросе выбора офиса много подводных камней, о которых мы сейчас расскажем.

Прежде, чем снять офис…

Если вы только начали заниматься бизнесом, не спешите арендовать офис. Возможно, первое время вам будет лучше ездить к клиентам самостоятельно или принимать звонки и заявки дома. Многие люди годами работают дома или арендуют место в коворкинг-центрах, и не снимают полноценный офис. Последний требует постоянных затрат, и пока ваш бизнес не имеет стабильных и постоянных оборотов – арендовать офис преждевременно.

Если вы активно растете и вам нужно помещение для размещения команды или приема клиентов – определите:

Сколько человек будут работать в офисе. На каждого сотрудника требуется минимум 6 кв. метров площади. Если у вас 10 человек, нужно искать офис минимум 60 кв.м.
Нужен ли вам отдельный кабинет? Если нужен – ищите в качестве офиса блок минимум из 2-3 комнат в зависимости от числа сотрудников, желания сделать переговорную или комнату для отдыха.
Нужен ли вам имиджевый офис? Если вам важно производить на клиентов определенное впечатление, ищите офис в новых офисных центрах города. Варианты размещения в жилых домах, в подвалах и цокольных этажах вам не подойдут.

Итак, вы определились с базовыми параметрами офиса – площадь, количество комнат, уровень офисного центра. Пора подробно поговорить о критериях выбора офиса.

Критерии выбора офиса

Расположение
Проверьте, имеются ли рядом с офисом остановки общественного транспорта, станции метро, удобно или нет добираться до офиса из разных районов города. Замерьте, сколько времени вам потребуется на поездку из дома до офиса. Чем меньше времени вы будете терять, тем лучше. Чем удобнее будет добираться до офиса вашим сотрудникам – тем проще вам будет нанимать персонал.

Парковка и пробки
Проверьте, удобно или нет парковаться рядом с офисом. Есть ли парковка для арендаторов и сколько стоит там место. Насколько серьезные пробки бывают рядом с офисным центром. В нашем городе в один из офисных центров отказываются ездить курьеры, поскольку там в пробках можно потерять уйму времени.

Уровень отделки
Проверьте, что в помещении открываются все окна, работают розетки, освещение, кондиционер, замки в дверях. Это особенно важно в старых зданиях. На крайних этажах обратите внимание на потолки – крыша может протекать. В одном из офисов, которые мне приходилось видеть, арендодатель сразу предупредил, что окна не открываются, а если их попробовать открыть – рамы могут выпасть на улицу!

Наличие конкурентов в офисном центре
Если в офисном центре есть ваши косвенные или прямые конкуренты – откажитесь от аренды. Вероятно, вам не хочется, чтобы ваших сотрудников переманивала другая компания, конкуренты видели ваших клиентов и т.д. Наоборот, положительным является наличие в офисном центре ваших смежников. Например, рядом снимает офис компания по разработке сайтов, а вы занимаетесь контекстной рекламой. Коллеги могут направлять вам клиентов.

Услуги, входящие в стоимость аренды
Идеально, если вам посчитают стоимость аренды со всеми расходами – на электричество, воду, отопление, уборку, вывоз мусора, охрану. Но очень часто эти услуги приходится оплачивать отдельно.

Безопасность
Уточните, какой уровень охраны в офисном центре. Круглосуточно работает охрана или нет. Сдается офис на сигнализацию или нет. Есть пропускной режим или нет.

Возможности расширения площади
Узнайте, как часто сменяются арендаторы и будет ли вам просто в будущем арендовать офис большей площади в том же здании. Это важно, если вы планируете активно развиваться.

Режим работы офисного центра
Идеальная ситуация – возможность круглосуточного доступа в офис, в том числе по выходным. Но часто офисный центр имеет жесткий режим работы, который вам придется учитывать в своей деятельности.

Наличие кафе рядом
Посмотрите, есть ли недорогие кафешки рядом с офисом. Вам и вашим сотрудникам нужно где-то обедать. Кроме того, в кафе можно проводить встречи.

Наличие мебели
Ряд офисов могут сдаваться с мебелью. Это хороший вариант, если вы не хотите вкладываться в покупку мебели. Особенно удобны офисы с мебелью начинающим предпринимателям, когда вы не знаете, пойдет ли дальше дело. Если не пойдет – не нужно будет думать, куда девать мебель.

Подводные камни при аренде офиса

Цена без НДС. В ряде случаев владельцы помещений указывают цены без НДС. По факту вам придется платить на 18% больше, чем вы планировали.
Дополнительные услуги. После заключения договора на аренду офиса вы узнаете, что в стоимость аренды входит только физическая аренда самого помещения, а за охрану, коммунальные услуги, уборку помещения, мусора и многое другое нужно доплачивать. Поэтому убедитесь, что в договоре на аренду четко указано, сколько вы платите за аренду, охрану, уборку, ремонт и обслуживание помещения и прочие услуги.
Парковка за доплату. В ряде офисных центров вам могут предложить закрепление парковочного места за вашим автомобилем. Заранее узнайте, сколько это стоит, иногда расценки не самые демократичные.
Провайдеры. В офисном центре может быть только один провайдер Интернета или несколько, но «дорогих». Заранее узнавайте, в какую сумму вам обойдется доступ в Интернет и услуги связи.
Пени. Часто владельцы помещений могут указывать в договоре большие пени за несвоевременную оплату офиса. Норма по рынку – порядка 0,1%, если с вас просят больше – просите снизить цифру в договоре.
Если вы будете оплачивать электроэнергию и прочие услуги по счетчикам, в первый день аренды снимите показания счетчиков и документально зафиксируйте их.
Если вы снимаете офис как субарендатор, убедитесь, что владелец помещения не против субаренды офиса. Это касается в том числе съема рабочего места в офисе какой-либо компании.
Проверяйте документы у собственника! Если документов у арендодателя нет – откажитесь от аренды.
Не снимайте в качестве офиса квартиры, которые не переведены в разряд коммерческих помещений. Размещение офисов в жилых квартирах незаконно, но практикуется.
Укажите в договоре, в каких случаях и на сколько арендодатель может повышать арендую ставку, и что происходит в случае, если арендатор не согласен с повышением тарифов.
Укажите в договоре, что арендатор имеет право преимущественной аренды офиса после окончания срока аренды. Иначе ваш офис могут сдать другой компании, а вы об этом даже не узнаете.
Доступ в офис. Многие офисные центры работают по жесткому графику и в нерабочее время попасть в офис нельзя. Если график вашей работы не совпадает с графиком работы офисного центра – откажитесь от аренды.

Внимательно читайте договор аренды и консультируйтесь с юристом до его заключения. Это убережет вас от многих неприятных сюрпризов в будущем.

Советы, как арендовать хороший офис

Напоследок – несколько лайфхаков.

Не ищите самые дешевые офисы. Как правило, они имеют существенные изъяны. Недалеких людей, которые будут сдавать хороший офис задешево, на рынке нет. Ищите офис под свои потребности, и платите рыночную цену.

Перед тем, как арендовать офис, поговорите с будущими соседями. Узнайте у них об арендодателе. Как правило, с вами охотно побеседуют и расскажут про все особенности. Например, в одном из офисных центров мне рассказали так много интересного, что арендовать там помещение расхотелось.

Не арендуйте офисы на последних этажах, а также в подвалах или цокольных этажах. В первом случае высоки риски пострадать от протекшей крыши, во втором – получить депрессию от отсутствия света. Кроме того, мало кто из сотрудников захочет работать в «подземельях».

Приезжайте смотреть офис в часы пик – когда на улице пробки и мало мест на парковке. Так вы оцените реальное время, которое вам потребуется на дорогу до работы и поиск места для своей машины.

Полезные статьи по теме:

Что такое коворкинг центры? И сколько стоит арендовать рабочее место в коворкинге.

Как снять офис

Чтобы со дна не постучали

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

в районе станции метро «Смоленская»;
не дольше 15 минут пешком до метро;
минимум 3 парковочных места;
собственный туалет;
не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

парковка для велосипедов;
несколько кафе в пешей доступности;
не первый и не последний этажи;
кирпичное здание с высокими потолками;
можно покрасить стены;
отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Побег из промзоны

Александра шьет одежду в Санкт-Петербурге. У нее было производство в самом центре города. Там же располагался офис и магазин.

Александра решила сэкономить на аренде и нашла новое помещение под производство — на окраине. Посчитала, что после переезда ежемесячно будет экономить более 100 тысяч рублей на аренде. Через две недели в новом производстве сделали ремонт своими силами и начали работу.

Спустя несколько месяцев у Александры начали увольняться сотрудники. Оказалось, что им нравилось работать в центре: ходить на обед в хорошие кафе, устраивать в офисе вечеринки. А после переезда они тратили лишний час на дорогу и сидели в скучной промзоне. Новые сотрудники на производство приходили неохотно.

Сейчас Александра планирует вернуться, но помещение под производство придется снимать дороже. Вместо экономии на аренде придется переплачивать.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Стоимость аренды в петербургском офисном центре класса В на «Биз-цен»

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ , или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США : посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Сухой закон в офисе

У Андрея бренд мужской одежды. Он искал помещение под мастерскую и магазин. Нашел вариант на бывшем заводе, который превратили в творческий кластер.

На просмотре Андрей влюбился в помещение, арендодатель выглядел милым и был одет как надо: во всё черное. Но Андрей не поленился и позвонил ребятам из соседних помещений.

Оказалось, что арендодатель — не модник, а религиозный человек и борется с грехом среди арендаторов: запрещает оставаться в офисе после семи, не дает слушать музыку. Последний месяц арендодатель начал устраивать облавы и обыски — ищут алкоголь и наркотики. Все будущие соседи Андрея признались, что сами ищут новые помещения. Андрей так и не перезвонил арендодателю.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС .

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Не факт, что арендодатель согласится убрать коридорный коэффициент или откажется от платежа за уборку. Но вы не узнаете, пока не спросите. Посредники из «Биз-цен» утверждают, что обычно удается снизить стоимость аренды на 5—10%. Это десятки тысяч рублей экономии в год.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Документ на право собственности в Тверской области. Адрес помещения указан в разделе «Объект права»

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
Копии учредительных документов ( ИНН , ОГРН , КПП ).
Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

Договор. Не подписывайте договор сразу, как только увидите его. Лучше всего взять паузу на день и забрать договор с собой. Внимательно прочитайте его, строчка за строчкой. Если сомневаетесь в чём-то — идите к юристу. Если не понимаете, что значит какой-то пункт, — идите к юристу. Обращайте внимание на фразы со словами «в одностороннем порядке» или «безусловно». Например:

Сначала читать, потом подписывать

«Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
«Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Ничего не делайте до договора

Виктор нашел офис мечты в здании дореволюционной постройки в Москве. Арендодатель обнял его, разрешил переезжать хоть завтра. «Ты пока освойся, наведи порядок. Выкинь всё барахло, делай что хочешь. Когда переедешь, я зайду с договором», — заявил арендодатель.

Виктор покрасил стены в белый цвет, выбросил сломанный холодильник и отодрал со стены коробку со старыми проводами. Вечером ему позвонил разъяренный арендодатель: «Ты мне всё здание оставил без телефона и интернета. Давай плати по пять тысяч рублей за каждый номер». Виктору пришлось заплатить больше 200 тысяч рублей — это годовая стоимость аренды его нового офиса.

По уму Виктору нужно было указать в договоре: «Обязуюсь сделать косметический ремонт согласно утвержденному плану». В плане следовало прописать: покрашу стены, выброшу холодильник, демонтирую ящик со стены. Если арендодатель подписал бы план, то не смог бы потребовать с Виктора оплату ремонта телефонной сети.

Нельзя делать ремонт до подписания договора.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Шаблон акта приемки коммерческого помещения